Este requisito trata de controles de registros. Registros devem ser estabelecidos e mantidos para evidenciar a conformidade com os requisitos do Sistema de Gestão ambiental. A organização deverá estabelecer implementar e manter procedimentos para adequada dos registros ambientais, incluindo:
- Identificação: a que se refere o registro
- Legalidade: os registros devem estar legíveis para quem necessitar das informações, ou seja, escritos claramente sem palavras de difícil entendimento.
- Armazenamento: devem ser definidos onde os registros serão armazenados, em pastas, ou eletronicamente, este ultimo a empresa tem que garantir um backup do sistema diariamente, pois não pode-se perder estes registros.
- Proteção: os registros devem estar protegidos de danificação que inviabilizem a consulta a informações relevantes.
- Recuperação / rastreabilidade: os registros devem ser de adequada recuperação e rastreabilidade, quando necessário.
- Retenção: devem ser estabelecidos os tempos de arquivamento e guarda dos registros deve ser estipulado pela empresa a necessidade de histórico referente a estes registros, pois pode-se precisar de verificar e comparar de um período a outro.
- Descarte: devem ser estabelecidos quando determinados registros, e se serão, descartados e/ou eliminados conforme a necessidade de verificação.
De acordo com a NBR ISO 14001:2004 registro é documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidencias de atividades realizadas, ou seja, os procedimentos documentados apresentam como determinado processo deve ser realizado, porém, são os registros que comprovam a realização de acordo com tais procedimentos.
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